Văn phòng ảo có hợp pháp không? Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo tiếng Anh là gì? Văn phòng ảo (Virtual Office) là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện, các giao dịch của công ty thuê được chuyển đến trụ sở chính.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo có đủ các tiện ích như một văn phòng thực tế, có đăng ký kinh doanh, lễ tân, tiếp khách, điện thoại,... Nhân viên công ty không cần thiết phải có mặt ở văn phòng, giúp công ty tiết kiệm chi phí vận hành, nhân lực, nhiều tiện ích khác,...
Hình thức kinh doanh cho thuê văn phòng ảo hướng đến nhiều đối tượng như các công ty vừa và nhỏ muốn giảm chi phí, công ty lớn muốn thêm chi nhánh, các cá nhân chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, nhóm dự án hay chuyên viên, công ty nước ngoài muốn có văn phòng đại diện.
Cho thuê văn phòng ảo là gì? Hợp pháp không? Giá thuê bao nhiêu?
Lợi ích của văn phòng ảo
Xu hướng văn phòng ảo có những lợi ích bao gồm:
- Thuê văn phòng ảo kinh doanh giúp tiết kiệm chi phí, nếu thuê văn phòng dài hạn tốn ít nhất 8-10 triệu đồng mỗi tháng, cần tìm mặt bằng, đầu tư trang thiết bị thì văn phòng ảo chỉ tốn khoảng 2-3 triệu mỗi tháng để có một cơ sở hiện đại, tạo uy tín cho công ty.
- Văn phòng trang bị đủ các trang thiết bị: bàn ghế, máy lạnh, máy nước nóng, điện nước, wifi, tủ, số fax riêng,...
- Giảm thiểu bộ máy kinh doanh: việc tinh giản nhân viên giúp tiết kiệm chi phí, không cần phải thuê nhân viên làm việc 24/24, chỉ cần trả các khoản phí với những hoạt động nhất định
- Vị trí của những văn phòng ảo thường ở trung tâm nên thuận lợi để khách hàng giao dịch.
- Thông tin được bảo mật nên không sợ bị lộ tài liệu
- Yên tâm thuê lâu dài vì địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao
Những lợi ích của văn phòng ảo
Rủi ro khi thuê văn phòng ảo giá rẻ
Cũng có những rủi ro khi thuê văn phòng ảo giá rẻ như:
- Thụ động khi hẹn gặp khách hàng, công ty phải hẹn trước khách hàng cũng như bên văn phòng ảo để tiện tiếp khách.
- Vì số fax, điện thoại để bên văn phòng ảo nên khi khách hàng gọi sẽ có phần bất tiện cho công ty.
- Có thể gặp vướng mắc vì việc đăng ký kinh doanh thường được xử lý chưa triệt để.
- Thuê phải địa chỉ không uy tín có thể khó khắn khi yêu cầu những dịch vụ khác.
Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?
Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh? Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Vì vậy, công ty hoàn toàn có thể thuê văn phòng ảo để làm trụ sở. Tuy không cấm nhưng có những doanh nghiệp dùng mô hình này để làm trái với với quy định pháp luật vì một công ty phải chịu nhiều quy định gồm thuế, thương mại,... Các doanh nghiệp nên lưu ý những điều này để việc kinh doanh được thuận lợi. Vấn đề quan trọng là quản lý con người, không phải là trụ sở.
Giá thuê văn phòng ảo
Giá thuê văn phòng ảo là như thế nào? Nó có thể cần khoảng vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng tùy vào nhu cầu dịch vụ, vẫn thấp hơn 50 – 80% chi phí thuê văn phòng truyền thống. Giá thuê dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được chia làm những gói như:
- Gói cơ bản: Khoảng 400.000-500.000 đồng/tháng, cung cấp văn phòng giao dịch, đặt bảng tên công ty, có lễ tân, nhận thư, dùng wifi chung,...
- Gói trung bình: Khoảng 700.000-1.000.000 đồng/tháng, cung cấp văn phòng giao dịch, thêm giờ dùng bàn làm việc hoặc phòng họp chung miễn phí, thêm tổng đài điện thoại thông minh.
- Gói nâng cao: Khoảng hơn 1.000.000 đồng/tháng, thêm giờ dùng chỗ làm việc và số lần dùng phòng họp nhiều hơn 2 – 4 lần so với gói trung bình.
Giá thuê văn phòng ảo bao nhiêu?
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Hãy nếu rõ những điều mong muốn với người kinh doanh cho thuê văn phòng ảo một cách cụ thể, như giá thuê gồm những gì, bạn sẽ trả như thế nào, văn phòng ảo cần gì, không được dịch vụ gì, chỗ cho thuê có chỗ để xe cho khách hàng không, phòng có đủ tiện nghi, internet không, phải trả thêm chi phí nào không,...
Việc sử dụng văn phòng ảo kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc từ phía cho thuê nên hãy chắc chắc những gì họ đưa ra không ảnh hưởng đến công ty và có thể chấp nhận, hoặc coi đó là động lực để đẩy mạnh công ty.
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Làm văn phòng ảo vẫn chưa có quy định rõ ràng, vì vậy, bạn nên chọn nơi uy tín để gửi gắm, đó là những công ty lâu năm, có uy tín trên thị trường. Khi đăng ký văn phòng ảo, dù đây là địa chỉ gián tiếp nhưng thông tin về doanh nghiệp của bạn là thật, vậy nên bạn cần thực hiện đủ các quy định của pháp luật.
Trên đây là thông tin dịch vụ cho thuê văn phòng ảo với ưu nhược điểm và kinh nghiệm tìm thuê để bạn tham khảo. Bạn có thể xem thêm nhiều thông tin tư vấn luật nhà đất khác trên ancu.me.
